”Lägg boken i lådan och ställ den på hyllan.” Ska boken eller lådan upp på hyllan? Meningen är lätt att läsa, men instruktionen har två möjliga tolkningar. Ett litet pronomen kan lämna ett stort beslut åt läsaren.
Upprepa ordet när det behövs
Om lådan ska ställas på hyllan kan du skriva:
Lägg boken i lådan. Ställ sedan lådan på hyllan.
Upprepningen fyller en funktion. Den tar bort gissningen. Språkrådet ger samma grundråd i ett svar om tydliga hänvisningar med denne och denna: ibland blir texten tydligare när substantivet skrivs ut igen.
Du behöver alltså inte byta till ett mer formellt ord bara för att slippa en upprepning. Kontrollera först om läsaren kan förstå vem eller vad du menar.
Ge ett svepande ”det” ett innehåll
Ett eget exempel:
Gruppen bytte mötestid och skickade en ny dagordning. Det uppskattades.
Vad uppskattades: den nya tiden, dagordningen eller båda förändringarna? Skriv det du menar, exempelvis ”Den nya mötestiden uppskattades”. Om båda avses kan ”Båda förändringarna uppskattades” fungera.
Ett kort ”det” är inte fel i sig. Problemet uppstår när flera rimliga tolkningar finns och skillnaden spelar roll för budskapet.
Se upp när flera grupper nämns
Deltagarna pratade med arrangörerna efter mötet. De ville ändra upplägget.
Här kan ”de” avse två grupper. ”Deltagarna ville ändra upplägget” gör avsikten tydlig om det är deltagarna du menar. Om du menar arrangörerna skriver du det i stället. Ändra inte sakuppgiften bara för att en omskrivning låter smidigare.
Samma kontroll är användbar för ”vi”. Är det hela föreningen, styrelsen eller de som arbetar med ett visst projekt? Isof rekommenderar att avsändaren bakom vi framgår och inte växlar otydligt.
Läs en gång bara efter syftningar
Markera den, det, de och vi i ett utkast. Fråga vid varje markering: vilket ord eller vilken handling syftar detta på? Om två svar verkar rimliga, skriv ut det avsedda eller formulera om meningen.
Be gärna någon läsa instruktionen utan din muntliga förklaring. Fråga vad personen tror ska hända, inte bara om texten känns bra. Då märker du om den formulering som var självklar för dig faktiskt går att använda.