Så skriver du tydliga meningar

Klarspråk är att skriva på ett tydligt vis som gör att ditt budskap når fram till dina läsare. Det finns många knep att ta till för att skriva klarspråk. En viktig del av klarspråksskrivandet är att formulera tydliga meningar.

Så hur gör man för att skriva tydliga meningar? Är korta meningar per automatik tydliga meningar? Måste man byta bort alla långa ord för att en mening ska vara tydlig? Nja, riktigt så är det inte. Tydliga meningar är meningar som på ett enkelt och begripligt sätt presenterar ditt budskap, det du vill få fram. Dessa punkter bör man tänka på när man vill skriva tydliga meningar:

Undvik passiva meningar

Med passiva meningar menas meningar där det inte framgår vem som gör vad. Det är lätt hänt att man använder sig av passiva verb i meningsformuleringar, vilket gör att man inte behöver skriva vem som är aktören.

Skriv inte:
Det fastställdes att utbetalningen var försenad.
Varje vecka registreras drygt 250 ansökningar.

Skriv istället:
Lönekontoret fastställde att utbetalningen var försenad.
Varje vecka registrerar Livsmedelsverket drygt 250 ansökningar.

Genom att skriva ut vem som gör vad så blir meningen tydligare och mer levande. Den går från att vara en passiv mening till att bli en aktiv sådan. Läsaren behöver inte förvirras av vem som gör vad utan får all viktig information levererad genom att det passiva verbet blir ett aktivt verb och aktören skrivs ut.

Undvik inskott

Det är vanligt att man – i ett tappert försök att få med så pass mycket och nödvändig information som möjligt i en och samma mening – skriver långa meningar med inskott. Precis som i den föregående meningen. Behövde du läsa om meningen för att förstå? Det blir lätt så när man använder sig av långa inskott. Därför är det bättre att undvika inskott om man vill att meningen ska vara så tydlig och koncis som möjligt.

Inskott kan vara stilistiskt snyggt ibland, i exempelvis skönlitterära texter. Det är dock bättre att undvika dessa när det handlar om brukstexter som ska vara så begripliga och tydliga som möjligt.

Det viktiga först – subjektet och verbet

Det är viktigt att man låter subjektet (den/det som gör något) och verbet (det som händer) komma så tidigt i meningen som möjligt. Läsaren tenderar att tappa den information som kommer före subjektet och verbet. Det blir svårt för hen att förstå och bearbeta all information innan hen fått reda på subjektet och verbet.

Subjektet och verbet är i de flesta fall den viktigaste informationen i meningen, vilket är anledningen till varför de bör komma tidigt. Genom att ge läsaren subjektet och verbet tidigt så får hen ett slags sammanhang att sätta meningen i, vilket gör meningen tydligare.

Skriv inte:
Anställda på avdelningen för livsmedel samt nyanställda inom företagets administrativa avdelning erhåller tid för utvecklingsmöte i slutet av veckan.

Skriv istället:
Du kommer att få en tid för utvecklingsmöte i slutet av veckan, om du arbetar på livsmedelsavdelningen eller är nyanställd inom den administrativa avdelningen.